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ちょっと待ってそのメール!本当に読みやすい?~もし自分がそのメールを読んだら~


こんにちは。

株式会社キャリアアップの生駒です。

 

さて、普段のメールにおいて「何だか読みにくいなあ…」と感じるものはありませんか?

そういう時は大抵の場合、以下の二つがその原因です。

 

 

 

1.冗漫

2.無機質

 

先ず1.の「冗漫」ですが、これは主に就活生や新社会人に見られるものです。

特に就活生の場合は、キャリアセンターや就活セミナーに「絶対にお礼のメールを送ること」「とにかく失礼の無い様に」と口を酸っぱくして言われていますから、ついついそれらのことばかりに囚われてしまって長々とお礼の口上を述べてしまいます。

 

彼らの内、大多数の人は全く悪気は無く純粋に礼を欠かない様に注意してメールをしているのですが、度を越した礼儀はかえって失礼にあたります。

しかしそういう部分までは教えてもらえないことが多いので、ついついそれが正しいと思って徒に文章を書き連ねてしまうのです。

 

続いて2.の「無機質」ですが、これはある程度の経験を積んできて後輩も出来始めた社会人によく見られます。

ビジネスメールにおいては簡潔さとスピードが求められますから、如何に内容を相手に分かりやすく伝えられるかが重要となってきます。

しかし、そこを突き詰め過ぎてしまうと結果的に読み手に「何だか素っ気ないな」と思わせてしまうことが多々あります

 

1.も2.もその背景には、自分なりにビジネスルールや相手への気遣いを思ってということが往々にしてあります。

しかし、メールを受け取った相手が「ダラダラと書いているな…」「何故、これだけ冷たくあしらわれなければならないのか」と思ってしまうのであれば何の意味もありません

 

こういう問題は業種を問わずよく見かけるものです。

メールというものは顔の見えないやり取りですから、必然的に誤解が生まれやすいものだからです。

加えて先述の様な文章内容であれば、その危険性は否応なしに高まります。

 

そこで今回一番お伝えしたいことに移ります

 

 

 

自分が相手に不快な思いを抱かせているかも知れないと思う時、実際はどうなのかを確認する方法です。

 

その方法とは、その送信前のメールを一度落ち着いて読み直すことです。

「何を分かり切ったことを…」と思われるかも知れませんが、そう思う人ほど実際はやっていないものです。

以前、よく「相手に誤解されるんだ」という悩みを抱えている方に同じ話をしましたが、その方は文字通り鼻で笑っていました。

しかし、私宛てに送って来られていた今までのメールを一緒に見返していくと徐々に顔色が変わっていきました。

 

このケースに限って言えば、その方の反応は普遍的なものでは無いかも知れません。

誤解を与える様な文章とは気付かずそれを今まで送っていた相手が、何と自分の目の前にいる訳ですから。

しかし、冷静に見返すと「これはまずかったな…」「長過ぎたかな…」と思うことが多いのは事実です。

 

メールを送信するまでは意外と自分の文章に対して気を払わないものです

だからこそ送信前に一度読み返すことが大切になってくるのです。

 

読みやすいメールとは何か思い悩んでいるのであれば、先ずは送信前の段階で読み返してみましょう。

それだけで気付くことが沢山ありますから。

それでも上手くいかない場合はご連絡ください。

キャリアアップがあなたの文章面の悩みにお答えします。

 

 

 

 

 

 

 

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2017.09.11

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